Unser erstes virtuelles Town Hall Meeting: Ein Erfahrungsbericht

Virtuelle Zusammenkünfte haben mittlerweile einen festen Platz in unser aller Kommunikation eingenommen. Unsere Mitarbeiter*innen im Homeoffice sind inzwischen wahre Online-Meeting-Profis und schaffen es hin und wieder mit einem Heißgetränk in der Hand und ein wenig Fantasie ein Gefühl des Beisammenseins aufkommen zu lassen.

Wieso, weshalb, warum ein Town Hall Meeting?

Neben der virtuellen Arbeit innerhalb des Teams und natürlich mit unseren Kund*innen gilt es auch Mittel und Wege zu finden, mit denen wir uns als Unternehmen weiterentwickeln.

Hinzu kommt, dass es immer einiges zu erzählen und berichten gibt in der VARIO Welt. Natürlich halten wir uns untereinander über digitale Informationsplattformen auf dem Laufenden. Doch lässt sich eben nicht immer alles über schriftliche Kommunikation transportieren. Meetings die persönlich stattfinden sind kreativer und produktiver – sie erleichtern das gemeinsame Arbeiten. Davon bin ich überzeugt.

Zudem fehlt das kurze Gespräch auf dem Flur, in der Küche oder auf der Dachterrasse. All das verändert die Art und Weise der Führung.

Aus diesem Grund habe ich im April zusammen mit meinem Vater eine neue Veranstaltungs-Reihe ins Leben gerufen: das VARIO Town Hall Meeting. Die gesamte Belegschaft trifft sich einmal im Quartal in einem Raum. Momenten ausschließlich virtuell, hoffentlich ab Q4 diesen Jahres dann “hybrid“ – sprich ein Teil in unserem Veranstaltungsraum in der der Firmenzentrale in Neuwied von wo aus, wir für alle im mobilen Arbeiten das Town Hall Meeting streamen.

Was will ich mit den Town Hall Meeting erreichen / bewirken?

In den Meetings geht es um Kommunikation und ein Stück weit um Transparenz. Wir sprechen über unsere Herausforderungen und unsere Ziele. Und wir fordern Feedback aktiv ein – jedes Teammitglied soll sich angesprochen fühlen seine Meinung kundzutun.

Wir berichten darüber, welche Maßnahmen wir ergreifen oder bereits ergriffen haben, um marktfähig zu bleiben und was wir machen müssen, damit wir unseren Kunden weiterhin genau die Software inklusive Kundenbetreuung ausliefern können, die sich die Kunden wünschen.

Füreinander arbeiten geht eben nur, wenn alle wissen, wo es hingehen soll und was das Ziel ist. Aber vielleicht noch viel wichtiger ist, dass alle damit einverstanden sind und es verstehen.

Durch das Feedback und die Frage „Wo seht ihr die Herausforderungen und stimmt für euch der eingeschlagen Weg?“ gibt es unter Umständen Anpassungen an dem Weg, an der Route zum Ziel oder gar am Ziel selbst. Auch wenn es neue Ziele gibt, müssen diese, wie auch die neu entstehenden Aufgaben kommuniziert werden. Natürlich nichts ins kleinste Detail aber im Allgemeinen. So wird jedem klar, wo es hingehen soll, und wir bekommen ein gemeinsames Commitment. Das wollen wir mit diesen quartalsweise stattfindenden Meetings erreichen.

Das erste Meeting – Ein Ablauf mit Spannungsbogen

Auch wenn sich nicht alle Mitarbeiter*innen sichtlich vor der Kamera zeigten, waren es von knapp 70 Mitarbeiter*innen rund 50 Teilnehmer*innen, die gespannt zuhörten. Nach ein paar einleitenden Worten, in denen ich auf oben Beschriebenes eingegangen bin, habe ich das Meeting mit Informationen insbesondere über die Gebäudeerweiterung bzw. die Umbaumaßnahmen an unserem Standort in Neuwied weitergeführt. Hierzu werde ich bald ausführlich in einem separaten LinkedIn-Beitrag berichten. Es hat sich einiges getan in den letzten Wochen und Monaten. Unsere Büroräume werden nahezu täglich moderner, natürlich immer unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit. Unser Gebäude entwickelt sich mehr und mehr zum absoluten Wohlfühlarbeitsplatz – ausgerichtet auf die neue Form des Arbeitens nach der Pandemie.

Anschließend gab mein Vater Ralf einen interessanten Einblick über Zahlen, Status Quo und Ziele, bevor er zum eigentlichen Thema überging.

Forschung & Entwicklung kommt zu Wort: Wie sieht die VARIO Software der Zukunft aus?

Seit einiger Zeit schon arbeiten wir an neuen Softwareansätze, welche weiter Form annehmen und konkreter werden. Gespannt haben die Kolleg*innen die Vorstellung unseres Kollegen Sven aus der Entwicklung verfolgt. Spannend wurde es so richtig, als er seinen Bildschirm teilte und einen Einblick in seine Arbeit und bisher Erreichtes gab. Er wird von nun an in jedem Town Hall Meeting berichten.

An dieser Stelle möchte ich aber noch nicht zu viel verraten, alles kommt zu seiner Zeit. Und diese nutzen wir, um mit ihr zu gehen. Es bleibt also spannend…